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    MANUAL DE UTILIZAÇÃO DO CONTACT
    OBJETIVO:
   
Criar um manual de consulta para os operadores do empregos, visando mostrar todas as funcionalidades e regras de cadastramento na utilzação da ferramenta Contact.
    TÓPICOS:
   
O QUE É CONTACT?
   
MÓDULOS DO CONTACT
   
CADASTRANDO UMA NOVA EMPRESA
   
ALTERANDO OS DADOS DE UMA EMPRESA
   
INSERINDO UM NOVO CONTATO
   
ALTERANDO OS DADOS DE UM CONTATO
   
INSERINDO UM NOVO ENDEREÇO
   
ALTERANDO OS DADOS DE UM ENDEREÇO
   
INSERINDO UM NOVO EVENTO
   
ALTERANDO OS DADOS DE UM EVENTO
   
PESQUISANDO UMA EMPRESA
EXCLUINDO UMA EMPRESA
   
REGRAS PARA INSERÇÃO OU ALTERAÇÃO DE EVENTOS
      RESPOSTAS
   
O que é Contact?
      R:

O Contact é um software utilizado para podermos controlar todos os contatos e ações que realizamos com nossos clientes (Empresas e Candidatos) e também todas as pendências que temos com os clientes, visando assim um melhor e mais rápido atendimento.

     
Tela Inicial do Contact
      [Voltar]
   
Módulos do Contact
     
R:
Costumamos dizer que o Contact se divide nos seguintes módulos
     
Clientes
     
Módulo o qual cadastramos os dados da Empresa MATRIZ, como razão social, nome fantasia, CGC etc.
     
Módulo Clientes
     
Contatos
     
Módulo onde é cadastrado todos os contatos da empresa, como nome, telefone, email etc.
     
Módulo Contatos
     
Endereço
     

Módulo aonde é cadastrado todos os endereços que a empresa possui, ou seja, o endereço da Matriz e de suas Filiais.

Módulo Endereços
     
Processos
       

Costumamos definir um processo como o título de um grupo de ações, fazemos isto para podermos identificar de maneira mais rápida e eficiente um grupo de ações.

     
Módulo Processos
     
Eventos
       

Os eventos na realidade são as ações que foram realizadas para o cliente. O evento está diretamente ligado a um processo.

     
Módulo Eventos
      [Voltar]
   
Cadastrando Uma Nova Empresa
     
R:
Para podermos efetuar a alteração dos dados de uma empresa deveremos obrigatoriamente seguir os passos abaixo descritos:
     
1.

Clicar na pasta em BRANCO no canto superior esquerdo da tela

     
2.

Clicar em Telamarketing -> Operar Script

     
3.

Preencher os dados na tela conforme forem pedidos

     
4.

Após o preenchimento clicar em Gravar e Sair

     
Para incluir uma nova empresa devemos clicar na pasta em branco, no canto superior esquerdo da tela.
      [Voltar]
   
Alterando Dados de Uma Empresa
     
R:

Para podermos efetuar a alteração dos dados de uma empresa deveremos obrigatoriamente seguir os passos abaixo descritos:

     
1.

Buscar a empresa no sistema através da ABREVIATURA ou da RAZÃO SOCIAL ou do CNPJ

     
2.

Ao localizar a empresa clicar na pasta AMARELA no canto superior esquerdo da tela

     
3.
Efetuar as alterações que forem necessárias
     
4.
Clicar no botão OK no canto superior esquerdo da tela.
     
Para alterar os dados de uma empresa, devemos clicar na pasta AMARELA no canto superior esquerdo da tela.
      [Voltar]
   
Inserindo um Novo Contato
     
R:

Para podermos efetuar o cadastramento de um novo contato, deveremos obrigatoriamente seguir os passos abaixo descritos, para que o contato seja cadastrado com todos os dados necessários.

     
1.

Buscar a empresa no sistema através da ABREVIATURA ou da RAZÃO SOCIAL ou do CNPJ

     
2.
Ao localizar a empresa clicar duas vezes no espaço em CINZA na parte de CONTATOS
     
3.
Na nova tela que se abrir preencher com todos os dados do contato corretamente
     
4.
Clicar no botão OK ao terminar o preenchimento
     
Para inserir um novo contato deve-se clicar na parte cinza
      [Voltar]
   
Alterando os Dados de um Contato
     
R:
Para podermos efetuar a alteração dos dados de um contato, devemos obrigatoriamente seguir os passos abaixo descritos, para que a alteração seja efetuada com sucesso
     
1.
Buscar a empresa no sistema através da ABREVIATURA ou da RAZÃO SOCIAL ou do CNPJ
     
2.
Clicar duas vezes em cima do nome do contato que se deseja alterar
     
3.
Na próxima tela que se abrir alterar os dados necessários
     
4.
Clicar no botão OK ao terminar as alterações
     
Para alterar os dados de um contato devemos clicar duas vezes em cima do nome do contato que se deseja alterar, e inserir as novas informações
      [Voltar]
   
Inserindo um Novo Endereço
     
R:
Para podermos efetuar o cadastramento de um novo endereço, devemos obrigatoriamente seguir os passos abaixo descritos, para que o endereço seja cadastrado com todos os dados necessários.
     
1.

Buscar a empresa no sistema através da ABREVIATURA ou da RAZÃO SOCIAL ou do CNPJ

     
2.
Ao localizar a empresa clicar duas vezes no espaço em CINZA na parte de ENDEREÇOS
     
3.
Na nova tela que se abrir preencher com todos os dados do endereço corretamente.
     
4.
Clicar no botão OK ao terminar o preenchimento
     
Para incluir um novo endereço, devemos clicar na parte cinza
      [Voltar]
   
Alterando os Dados de um Endereço
     
R:
Para podermos efetuar a alteração de um endereço, devemos obrigatoriamente seguir os passos abaixo descritos, para que o endereço seja alterado com sucesso.
     
1.
Buscar a empresa no sistema através da ABREVIATURA ou da RAZÃO SOCIAL ou do CNPJ
     
2.
Ao localizar a empresa clicar duas vezes no endereço que se deseja alterar
     
3.

Na próxima tela que se abrir alterar os dados necessários

     
4.
Clicar no botão OK ao terminar as alterações
     
Para alterar os dados de um endereço, devemos clicar duas vezes no mesmo e inserir as novas informações
      [Voltar]
   
Inserindo um novo processo
     
R:

Para podermos efetuar o cadastramento de um novo processo, devemos obrigatoriamente seguir os passos abaixo descritos, para que o processo seja inserido com sucesso.

     
1.
Buscar a empresa no sistema através da ABREVIATURA ou da RAZÃO SOCIAL ou do CNPJ
     
2.
Ao localizar a empresa clicar duas vezes no espaço em CINZA na parte de PROCESSOS
     
3.
Na próxima tela que se abrir preencher com todos os dados necessários
     
4.
Clicar no botão OK ao terminar o preenchimento
     
Para se inserir um novo processo devemos clicar duas vezes no espaço CINZA e inserir as novas informações
      [Voltar]
   
Inserindo um Novo Evento
     
1.
Buscar a empresa no sistema através da ABREVIATURA ou da RAZÃO SOCIAL ou do CNPJ
     
2.
Verificar se já existe um processo criado com o tipo de evento que será criado, caso sim clicar uma única vez no PROCESSO, caso não existe devemos primeiramente criar o PROCESSO.
     
3.
Clicar duas vezes no espaço em CINZA na parte de EVENTOS
     
4.
Na próxima tela que se abrir preencher com todos os dados necessários
     
5.
Clicar no botão OK ao terminar o preenchimento.
     
      [Voltar]
       
   
Alterando os dados de um evento
     
R:
Para podermos efetuar a alteração de um evento, devemos obrigatoriamente seguir os passos abaixo descritos, para que o evento seja alterado com sucesso.
     
1.
Buscar a empresa no sistema através da ABREVIATURA ou da RAZÃO SOCIAL ou do CNPJ
     
2.
Clicar no processo correspondente ao evento que estamos procurando para que assim sejam listados todos os eventos daquele tipo de processo
     
3.
Clicar duas vezes no evento que desejamos alterar
     
4.
Na próxima tela que se abrir alterar os dados necessários
     
5.
Clicar no botão OK ao terminar as alterações
     
Para se alterar um evento devemos clicar duas vezes no evento que desejamos alterar e inserir as novas informações
[Voltar]
   
Pesquisando uma empresa
     
R:
Para podermos pesquisar uma empresa, devemos primeiramente selecionar por qual tipo de dados desejamos buscar, pode ser por Abreviatua, CGC ou Razão Social, esta ordem é a mais rápida e fácil de ser realizada. Para efetuar esta busca, basta proceder da seguinte maneira:
     
1.
Primeiro selecione o tipo de campo que deseja buscar, clicando em cima do item no canto superior esquerdo.
     
2.
Agora clique no campo em CINZA, o mesmo irá se tornar BRANCO, digite o nome, CGC ou abreviatura da empresa conforme a opção que foi escolhida, e depois aperte o ENTER.
     
Para pesquisarmos uma empresa, devemos selecionar o tipo de dados, no canto superior esquerdo, clicar no campo CINZA, o mesmo se tornará branco, e digitar o item a ser pesquisado de acordo com o tipo de campo escolhido para a pesquisa
     
3.
Na tela que se abrir irá aparecer o nome da empresa, caso seja encontrado apenas uma empresa, ou uma lista com o nome de todas as empresas, clique duas vezes na empresa que for a que você está procurando.
   
4.
Os dados da empresa serão posicionados na tela.
     
     
5.
Podemos também fazer um pesquisa com caracteres coringa, ou seja, digitamos apenas uma parte da palavra e preenchemos o restante com caracteres coringa, da seguinte maneira:
     
%PALAVRA% - Irá trazer todos os registros que contenham o item PALAVRA no meio da sentença
     
%PALAVRA - Irá trazer todos os registros que contenham o item PALAVRA no final da sentença
     
PALAVRA% - Irá trazer todos os registros que contenham o item PALAVRA no início da sentença.
      [Voltar]
   
Excluindo uma Empresa
     
R:
Nenhum operador tem o direito de EXCLUIR uma empresa, este direito apenas quem possui são usuários que tem o direito de ADMINISTRADOR, então para poder excluir uma empresa deveremos executar o seguinte procedimento:
     
1.
Buscar a empresa no sistema através da ABREVIATURA ou da RAZÃO SOCIAL ou do CNPJ
     
2.
Clicar na pasta amarela no canto superior esquerdo da tela
     
3.
Selecionar o ramo de atividade EXCLUIR
     
4.
Clicar em OK no canto superior esquerdo da tela
     
5.
Clicar duas vezes na CARTINHA que se encontra ao lado do título CLIENTES
     
6.
Na próxima tela que se abrir digitar o porquê esta empresa deve ser excluída e clicar em OK
     
7.
A empresa será analisada e excluída no prazo de uma semana pela equipe responsável
      [Voltar]
   
Regras para inserção ou alteração de eventos
     
EVENTO DO TIPO 06 - TELEMARKETING ATIVO
        Este evento deve ser inserido quando entramos em contato com o cliente, nele deveremos informar todos os dados que foram conversados com o cliente, com quem falamos a data do contato e qual o usuário que entrou em contato com o mesmo.
        A partir do preenchimento deste evento poderemos ter duas ações seguintes que podem ser:
     
1.
Alteração da DATA DO EVENTO para uma data futura
        Caso o cliente não se encontre ou não possa atender e o contato deva ser efetuado no prazo máximo de 05 dias
     
2.
Fechamento do evento para um contato futuro
        Caso o cliente não se encontre ou não possa atender e o contato deva ser efetuado no prazo superior a 06 dias
        Caso o cliente não tenha nenhuma vaga para divulgar no site e peça para que o retorno o contato futuramente
        Caso o cliente tenha vaga para divulgar no site
      EXEMPLOS
     
Entrei em contato com o cliente e o mesmo não estava, pediu para ligar no dia seguinte.
        Altero a data do evento para o dia seguinte
     
Insiro no campo de OBSERVAÇÃO o que foi falado com o cliente, informando sempre a data do contato.
     
Entrei em contato com o cliente e o mesmo pediu para retornar após duas semanas porque naquele momento não possuía nenhuma vaga
        Insiro a DATA DE CONCLUSÃO no evento atual, informando no campo de OBSERVAÇÃO que o cliente não possuía nenhuma vaga naquela data.
        Abro um novo evento do tipo 06 Telemarketing Ativo para daqui duas semanas, preenchendo os dados correspondentes e colocando no campo de observação as informações necessárias.
     
Entrei em contato com o cliente e o mesmo me passou algumas vagas para serem digitadas no site
        Insiro a DATA DE CONCLUSÃO no evento atual, informando no campo de OBSERVAÇÃO que o cliente me passou X Anúncios e X Vagas para serem digitadas no site.
     
Abro um novo evento do tipo 06 Telemarketing Ativo para daqui duas semanas (este prazo varia de acordo com a periodicidade de vagas que a emrpesa passa), preenchendo os dados correspondentes e colocando no campo de observação as informações necessárias
        Abro um novo evento do tipo 02 Cadastro de Vagas (ver no item EVENTO DO TIPO 02 CADASTRO DE VAGAS as regras de preenchimento do mesmo).
     
EVENTO DO TIPO 02 CADASTRO DE VAGAS (PREENCHIDO PELO CAPTADOR)
        Este evento deve ser inserido quando o cliente passa alguma vaga para ser digitada no site, nele deveremos informar no campo de OBSERVAÇÃO X Anúncios com X VAGAS, nos campos numéricos localizados no canto inferior do evento devemos preencher com os seguintes dados:
     
1.
Campo qtd. de vagas
        Preencher com a quantidade de vagas que foram captadas deste cliente
     
2.
Campo qtd. de anúncios
        Preencher com a quantidade de anúncios que foram captados deste cliente
     
3.
Campo qtd. de campos
        Preencher com a quantidade de estados que este anúncio deverá ser vinculado
        Este evento também deve ser criado quando algum anúncio é retornado para o CAPTADOR poder estar corrigindo os dados, depois de efetuada a correção o CAPTADOR abre novamente um evento deste tipo, preenchendo todos os campos conforme as informações acima passadas, mas lembrando-se que deve preencher apenas com os dados dos anúncios corrigidos.
     
     
EVENTO DO TIPO 02 CADASTRO DE VAGAS (ALTERADO PELO DIGITADOR)
        Este evento deve ser alterado pelo digitador quando o mesmo termina de efetuar o cadastramento dos anúncios, lembrando-se das seguintes regras:
     
1.
Se todos os anúncios foram digitados com sucesso o DIGITADOR deverá colocar a DATA DE CONCLUSÃO do evento e preencher o campo CONF. DIG. OPER. com o seu código e preencher o complemento do evento com o item VAGAS DIGITADAS COM SUCESSO
     
2.
Se algum anúncio não for digitado porque os dados estão incompletos ou incorretos o DIGITADOR deverá colocar a DATA DE CONCLUSÃO do evento, preencher o campo CONF. DIG. OPER. com o seu código, preencher o complemento do evento com o item TODAS AS VAGAS DEVOLVIDAS caso nenhuma vaga tenha sido digitadas ou ALGUMAS VAGAS DEVOLVIDAS caso alguma vaga do grupo tenha sido digitada e alterar os seguintes dados:
     
Campo Qtd. de Vagas
        Alterar para a quantidade de vagas que realmente foram digitadas
     
Campo Qtd. de Anúncios
        Alterar para a quantidade de anúncios que realmente foram digitados
     
Campo Qtd, de Estados
        Alterar para a quantidade de estados que realmente foram digitados
     
Campo de Observação
        Informar o porquê os anúncios não foram digitados
     
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